5 Easy Facts About Gestión de Documentos Described
5 Easy Facts About Gestión de Documentos Described
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Organice los permisos de acceso para evitar que personas inadecuadas accedan a los documentos o los utilicen.
Mayor seguridad y Command: Se implementan permisos de acceso personalizados para proteger documentos sensibles, minimizando el riesgo de filtraciones.
Acceso a los documentos cuando son necesarios. Ya no es necesario esperar a localizar un documento en el archivo para poder empezar a gestionarlo. Con un sistema de gestión documental la localización es inmediata y la gestión se realiza justo cuando es necesaria. Si además contamos con un sistema de gestión documental basado en la nube, los usuarios tendrán la capacidad de acceder a archivos y documentos en cualquier lugar, en cualquier momento e independientemente del dispositivo utilizado.
Cumplimiento normativo: Ayuda a las organizaciones a cumplir con las regulaciones y normativas locales e internacionales.
En una encuesta, los empleados señalaron que dedicaban unos 18 minutos de media en buscar los documentos necesarios para completar una tarea.
Fiabilidad y seguridad de la plataforma: examinamos las medidas de seguridad implementadas y la estabilidad basic del software para garantizar la protección de la información empresarial.
Con Solpheo Suite elevas tu negocio a otro nivel, a través de un entorno tecnológico seguro que permite compartir, archivar y buscar toda la información que necesitas, automatizando y optimizando los procesos de negocio.
Otro criterio fundamental es la usabilidad. La mejor plataforma de gestión documental será inutilizable si sus usuarios encuentran dificultades para navegarla.
Mejora en la colaboración: Los sistemas de gestión documental facilitan el trabajo en equipo a través de plataformas compartidas y herramientas de colaboración.
20 de junio de 2024 / gestión-documental / Por admin Los Sistemas de Gestión Documental (DMS) son herramientas esenciales que permiten a las organizaciones administrar sus documentos de manera digital, optimizando procesos y mejorando la productividad.
La adopción de un DMS puede conducir a una reducción significativa de costes en varias áreas de la organización:
Los documentos digitales son más seguros que los de papel. En primer lugar, las copias digitales no se rompen, desgastan ni destiñen. No se pueden extraviar, robar o dejar en la sala de descanso por accidente para que todo el mundo pueda verlos.
Las plantillas inteligentes Microsoft 365® incluidas en la herramienta con la cual el completado de la información se hace de manera sencilla y la creación de documentos y posterior conversión software de gestión documental a formato PDF se agiliza.
Transparencia informativa: El almacenamiento y acceso a la información y documentación, mediante un SGD implementado en las empresas, permite a los usuarios dentro de un área o con accesos privilegiados monitorear en cualquier momento y de forma inmediata el estatus y/o localización de documentación clave, además de identificar quiénes son los responsables o participantes de la operación o etapa operativa en la que se encuentra.